第36期：将城建历史定格在空间位置上 ——数字城建档案建设
城建档案是指在城乡规划、建设和管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录，根据载体的种类主要可分为纸质档案、声像档案、电子档案、实物档案等。而“数字城建档案馆”的核心是在进行社会管理、提供公共服务、维护城市安全、应对城市突发事件等工作中，具备城建档案数据的远程访问、交换及互操作的能力。
一、图文结合，数据“落地”管理
当今社会是以信息为主导的时代，信息社会对城建档案服务功能的新需求决定了城建档案工作必须走信息化、位置化之路。规划局档案室2002就开始了数字化档案建设的探索，建立了档案系统，但系统中录入的是档案的基本文字信息字段少，对于档案查询经常需要详细查阅的图纸，长时间只有通过专业的档案工作人员来手工查找。为了充分开发利用城建档案，积极为政府、为社会、为群众提供有用资料和决策依据，市城乡规划局2012年开展了城建档案的数字化及“落地”到空间位置上的工作。至今已完成城建档案的全面采集、提炼、“落地”，实现了城建档案科学化、规范化、动态化、信息化和基于空间位置的管理。
建成前的档案库 建成后的数据库
二、空间查询，信息共享服务
城建档案，怎样使它们得到广泛的应用，如何保证在信息时代城乡建设活动中的真实历史记录长期保存下来并向社会随时提供利用，以提供信息、服务社会为主导的城建档案必将融入信息产业化的潮流之中。增城市的城建档案建设，主要有以下功能：
(一)城建档案提供一种保护档案原件的有效方式，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，同时档案材料即使存在模糊褪变的字迹或污损残缺时，扫描入库时都会最大程度的还原档案原有的信息，便于今后的信息查询;
(二)城建档案能提供更为丰富的档案利用方式：不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享;受众可以突破时间及空间的限制，随时随地的查询档案信息资源，改变以往需要专业人员提供原件查询的方式，极大的促进资源的共有互通;网上预约等功能的开通，使档案馆的服务更为人性化，提升了服务性、数字化、知识化的新型城建档案形象;
(三)城建档案提供基于空间地理信息的档案展示及查询服务，在提取档案中的空间信息后，将档案数据和空间数据在规划专网发布，通过地图查询定位功能即可直观的查阅城建档案，为城建各部门提供此区域内实时的、准确的数据服务，在更高的起点上服务于城建工作;同时这种方式也对规划局的批后公式作出了革新性的变化，以往只是单独的规划最终结果的一个展示，而城建档案将对项目生命周期内的各类信息都予以公式，为政府信息公开及公众服务提供了方便快捷的平台。
三、技术创新，开发数据接口
(一)纸质案件扫描入库
1991-2011年间增城市城乡规划局共有6万宗的纸质档案原件，包括建设项目立项、规划、建成全生命周期内的各个阶段，通过扫描仪进行数字化的采集及入库，入库的档案影像根据增城市城乡规划
局影像存储要求，在线上传到市城乡规划局的服务器;为确保功能能顺利进行，在网络故障时，还提供了用其它存储介质，通过人工方式离线上传到服务器的模式。所有档案扫描，均经过严格的检验审核流程，保证入库数据的质量。
系统实现对案卷信息、卷内目录及扫描件的一
体化展示。系统同时提供方便、快捷的标识，标明案件是否有扫描件，是否已被借走及是否已被销案的状态，让用户能更全面了解案卷的状态信息。
案卷信息、目录及扫描件的一体化展示
(二)基于移动规划平台的城建档案调用接口
随着规划信息化工作的深化，跨浏览器的、跨平台访移动化新需求逐渐突现，满足工作人员在出差、外出、休假，或是某些突发性事件时，与单位信息系统的全方位顺畅沟通。
“移动规划平台”是增城市城乡规划局自主研发，于2012年5月上线运行，至今一直在根据用户反馈信息不断丰富和完善。系统涵盖了移动规划GIS系统、规划成果电子书、综合办公系统和增城规划在线等各类业务。数据也基本涵盖了规划局现有的数据，但在查询各类规划审批数据时，只显示建筑物等的属性数据，而缺少大众比较关心的全过程档案数据，如案件经办过程，复函及最终的证书内容等。城建档案数字化建设项目开展后，档案系统也研发了与“移动规划平台”的接口，实现移动化的访问需求，规划移动平台将档案系统整合在一起，通过统一的入口实现审批数据与档案数据的集中显示。
数据统一存储于存储服务器中，这样能确保在今后查询浏览及信息录入等访问点击量巨大的情况下，通过存储服务器的负载均衡可以保证系统理想的访问速度。
与移动规划平台的结合，基于GIS技术和关键字匹配，使得城建档案能落在具体的空间位置上，与平台已建成的地形图等基础数据、修规等规划审批数据、规划路网等规划专题数据、三规合一数据等整合。城建档案数据在空间平台上的落地，给用户提供了更为直观的视觉感受及更为丰富的信息量。 
规划移动平台档案查询界面 规划移动平台档案显示界面
四、专门服务模式 提供多层次服务
增城市城建档案建设的空间位置建设，深层次开发城建档案的内在价值，运用现代信息技术，建成全方位、多层次的城建档案信息化管理、服务体系。
(一)便民服务模式
以往“人工查找→复印”的方式，查询查阅起来耗时、耗力，而且使档案孤本易黄、易蛀，易损坏，甚至影响数据的完整性及权威性。目前实现“系统查询→打印”的新流程，显著提高档案查找使用效率。
(二)推广自助查询模式
在市城乡规划局大厅设立自主查询终端，方便来办事的群众快捷、便利的了解城建档案。并开通预约功能，减少了用户的等待时间，同时回避多人借阅相同案卷时产生的冲突，节约了时间，提高了效率。
城建档案的数字化、位置化服务，提供本地及移动使用模式，为城乡规划、建设、管理提供全方位的信息，将城建历史定格在增城市空间位置上，使城建档案信息成为城市建设事业不可缺少的有力保障。
(作者 周婷婷)
